Inleiding en achtergrond

Februari 2022. Ik zit in de auto en ben op weg naar Leiden. Monique en Mariette van RentReview hebben me uitgenodigd om aan te schuiven bij een overleg met een van hun opdrachtgevers. Brill is een uitgeverij met een enorme hoeveelheid wetenschappelijke kennis en een historie van bijna 350 jaar. Terwijl de hectometerpaaltjes aan me voorbij flitsen, mijmer ik hoe bijzonder het is dat een bedrijf al zo lang bestaat.  

In gedachten zie ik een statig, monumentaal pand voor me met een prachtige Amerikaanse bibliotheek – met glimmend mahoniehout en de kenmerkende geur van oude boeken. Een plek van stilte en contemplatie, waar de tijd heeft stilgestaan. Wanneer ik de parkeerplaats van Brill oprijd en het kantoorgebouw binnenloop, blijkt de realiteit heel anders. Brill is gevestigd in een modern pand van drie verdiepingen. De uitgeverij omarmt de digitale vooruitgang en kan zich meten met alle grote, moderne uitgeefconcerns. 

Het eerste gesprek met Esther Smit (managementassistente bij Brill) en Wim Dikstaal (CFO bij Brill) verloopt prettig en constructief. Het huurcontract van Brill loopt over een aantal maanden af, zodat de onvermijdelijke vraag opkomt: wat doen we de komende jaren? Blijven we hier of verhuizen we naar een andere (huur)locatie? De covid-pandemie is op zijn retour, maar heeft de directie aan het denken gezet. Het hybride werken lijkt de nieuwe werkelijkheid, maar een antwoord op de hoe- en waarom-vraag is er (nog) niet. Hoe kunnen we als team in verbinding blijven en succesvol blijven? En waarom hebben we eigenlijk een kantoor? 

Hier komt de kennis en ervaring van Alea Company goed van pas. Wij zijn een veel gevraagde sparringpartner, omdat we in staat zijn om een huisvestingsvraagstuk te verbinden met een organisatievraagstuk. In onze visie is het kantoor een bedrijfsmiddel dat je kunt inzetten om de organisatiedoelstellingen te behalen. Wij helpen directies bij het maken van deze denkomslag; niet langer vanuit efficiëntie en vierkante meters, maar vanuit een passend concept. Anders gezegd, wij helpen de vraag beantwoorden: wat kan het kantoor voor jouw organisatie doen?  

De mensen van Brill zijn geïnteresseerd en geven Alea Company direct de opdracht om een eigen kantoorconcept voor Brill te ontwikkelen. Er is immers geen tijd te verliezen en wanneer je weet wat je wilt, kun je hier heel gericht naar op zoek.  

Doelstelling

Februari 2022. Je zou misschien verwachten dat ik me nu zou terugtrekken om een gewichtig voorstel te schrijven over hoe de directie van Brill zou moeten handelen. Niets is minder waar. Bij Alea Company weten we uit ervaring: het beste kantoorconcept ontwikkel je samen. Dit soort vraagstukken kan daarom het best worden beantwoord door de mensen die er het meest verstand van hebben: de medewerkers.  

In de voorbereiding wordt duidelijk dat SDG (sustainable development goals) is ingebed in de organisatie. Bij Brill is duurzaam ondernemerschap geen gevalletje greenwashing, maar een vast onderdeel van het beleid en tevens bepalend in de besluitvorming over het huisvestingstraject. Het Brill kantoorconcept wordt zodoende een plan, dat alle aspecten van de ervaring op kantoor (wensen, behoeften, functie en gebruik) verenigt met de specifieke organisatiedoelstellingen.  

Workshops en enquête 

Maart 2022. Alle circa 130 werknemers van Brill – veelal hoogopgeleide specialisten op hun eigen vakgebied – worden uitgenodigd voor een workshop, waarin zij hun mening mogen geven over de toekomst van hun bedrijf(spand). De uitnodigingen worden met enthousiasme in ontvangst genomen. Veel medewerkers slaken een zucht van verlichting dat zij bij het proces worden betrokken, mee mogen denken en hun persoonlijke behoeften kenbaar kunnen maken.  

Alea Company organiseert in maart meerdere workshops. Deze worden bezocht door circa 50% van de Brill-populatie en zijn een succes. De sfeer tijdens de bijeenkomsten is ontspannen. Collega’s werken samen aan drie opdrachten en luisteren aandachtig naar elkaars ideeën en onderbouwing. Er worden zaadjes geplant en er ontstaat een sterk gevoel van saamhorigheid. 

De workshops en de enquête, die tegelijkertijd (op verzoek van Brill in het Engels) wordt verspreid onder alle medewerkers van Brill, maken één ding overduidelijk: de medewerkers van Brill zijn trots op ‘hun’ uitgeverij. Op de enorme hoeveelheid kennis en de bijna 350 jaar lange en rijke historie.  

Mijn eerste beeld van een chique, goed gevulde bibliotheek blijkt achteraf gezien zo gek nog niet. Veel medewerkers geven aan dat zij met warme gevoelens terugdenken aan de ‘goede oude’ tijd waarbij zij nog fysiek werden omgeven door eerdere Brill-publicaties. Mij is duidelijk dat het team behoefte heeft om dit gevoel van trots, warmte en historie terug te brengen. 

Voorbereiding 

Maart 2022. Terug op het honk van Alea Company, ga ik direct aan de slag met de feedback van de medewerkers uit de workshops en de enquête. Er moet immers snel duidelijkheid komen over de te varen koers.  

Allereerst verwerk ik alle data in een instrument, waarmee de Brill-directie de geschiktheid van de huidige en andere nog te bezichtigen locaties kan vergelijken op basis van matchscores. Dit is cruciaal voor het bepalen van een krachtige onderhandelingsstrategie en de daadwerkelijke (huur)contractonderhandelingen. 

Vervolgens ga ik aan de slag met het ontwikkelen van een kantoorconcept en het maken van de bijbehorende kostenraming. Hiervoor leg ik contact met twee goede partners van Alea Company: architect Frits de Kleine van Studio Frits en gebouwinstallatie-adviseur Ad Kooijman van Akotech. 

Analyse

April 2022. Kijkend naar de verzamelde data uit de workshops en de enquête is team Brill luid en duidelijk: het hybride werken is ‘here to stay’. 73% van de respondenten geeft dit aan en ruim 60% zegt dit zelf ook te willen. Medewerkers hebben het thuiswerken omarmd, wat wordt bevestigd door de bezettingsgraadcijfers. Door het hybride werken ervaren medewerkers een betere werk-leef-balans. Ook zeggen zij effectiever te werken en daarmee een grotere bijdrage te leveren aan de organisatiedoelstellingen.  

Team Brill scoort hoog op aspecten als thuiswerken, autonomie, vertrouwen en vrijheid. Medewerkers hechten veel waarde aan de vrijheid om hun eigen werkweek in te richten. Tegelijk is er een sterke behoefte aan verbinding en ontmoetingen met collega’s. Het kantoor staat symbool voor snel lijntjes leggen, communicatie, verbinding en kwaliteit. ​ 

Voor wat betreft de kantoorlocatie is de mening van de medewerkers van Brill al net zo uitgesproken. Brill is Leiden en Leiden is Brill; er is een historische verbondenheid. Ook wat betreft afstand en reistijd is het team tevreden over de huidige locatie. Zeker wanneer hybride werken het beleid gaat worden bij Brill vinden medewerkers van buiten Leiden (22% van de populatie) geen probleem om te reizen op de dagen dat ze op kantoor komen werken.  

De omgeving van het huidige kantoor wordt als goed ervaren. Een locatie nabij een intercitystation of in een levendig centrumgebied is daarmee geen wens.​ Wel vindt team Brill dat de faciliteiten en het aanbod in het kantoor beter kunnen. 

​Opvallend is verder dat medewerkers initiatieven van de directie aangaande duurzaam ondernemerschap en ESG (milieu-, sociale en bestuurscriteria) een warm hart toedragen. Daarmee zijn zaken als verduurzaming, energie besparen en het behalen van een WELL-certificering voor een gezond gebouw, logische vervolgstappen. Zie het als een kapstok, waar de behoeften van de medewerkers én de organisatiedoelen van Brill op een natuurlijke manier samenkomen. 

Concept 

April 2022. Het kantoorconcept dat Alea Company op basis van de verzamelde informatie ontwikkelde, is geschoeid op drie pijlers:  

1. Ontmoeten: Onderdeel zijn van team Brill gaat over identiteit, kennis en kunde delen en doorgeven. Hierdoor kan de uitgeverij kansen in de markt benutten, snel acteren en voorop blijven lopen. Hybride werken is voor de meeste medewerkers van grote persoonlijke waarde. Het maakt Brill een aantrekkelijke werkgever. Daarnaast hebben medewerkers behoefte om elkaar fysiek te ontmoeten op kantoor. Er is behoefte aan speciale vergaderruimten voor teamoverleg. 

2. Goed functionerende werkplekken: De huidige werkomgeving legt het af ten opzichte van het thuiswerken. Medewerkers ervaren op kantoor veel verstoring van de concentratie en een slechte akoestiek. Ze missen plekken voor kort overleg en online vergaderen. Ook zijn aanpassingen op het gebied van verlichting, ergonomie en ‘meer groen’ (zowel binnen als buiten) gewenst. 

Qua kantoorgebruik zijn er twee duidelijke groepen te onderscheiden:  

• Heavy users
  Deze Brill-medewerkers zijn vrijwel alle werkdagen de hele dag aanwezig op kantoor. Ze hechten waarde aan hun eigen omgeving en werken het liefst terwijl ze omgeven worden door publicaties van Brill. De heavy users hebben een voorkeur voor een afgesloten kantoor dat zij eventueel delen met collega’s. Een vaste werkplek komt ten goede van de concentratie en output van deze groep medewerkers. ​
   
• Bijen
  Deze Brill-medewerkers hebben het thuiswerken volledig omarmd. Zij werken het grootste deel van de tijd vanuit huis en komen bewust naar kantoor voor interactie met collega’s, stakeholders, vergaderingen en spontane ontmoetingen. Ze komen op kantoor om zich op te laden en om te halen wat zij nodig hebben om thuis weer verder te kunnen.​ 

3. Legacy Brill past, present, future: Team Brill is trots om voor een organisatie te werken die al bijna 350 jaar bestaat. Veel medewerkers zijn echte experts in hun vakgebied. Ze zijn uiterst bevlogen in hun werk. Dit is een dagelijkse drijfveer. Team Brill zou graag de ‘legacy’, erfenis of het DNA van de uitgeverij terugzien in het kantoor. Het heden en de toekomst zijn digitaal: laat ook dit zien en maak het zichtbaar. De wens is om verleden, heden en toekomst meer zichtbaar te maken in het kantoor. Door het ‘huis’ vaker te openen voor events met bijvoorbeeld auteurs en klanten kan het teamgevoel nog meer worden uitgedragen. 

In het Brill kantoorconcept worden zowel de heavy users als de bijen optimaal gefaciliteerd. We creëren een kantoorvilla Brill met de Brill Library als centrale ontmoetingshub. Dit is het kloppende hart van de uitgeverij, een fijne plek waar medewerkers elkaar formeel en informeel kunnen ontmoeten of even kunnen werken. Rondom de Brill Library zijn er vergader- en projectruimten ingericht. Hier is het een influx van gasten en medewerkers, die welkom zijn om hier de hele dag te werken of verblijven.​

Op de verdieping bevinden zich de werkplekken met voornamelijk kleine, gesloten kantoren aangevuld met een aantal activiteit-gerelateerde werkplekken en faciliteiten om het werk te ondersteunen (cellen voor bellen en online vergaderen). Voor de heavy users die dagelijks op kantoor zijn is er een dedicated kantoor, andere kunnen worden gereserveerd. Hiermee optimaliseren we het gebruik en bezetting van de vierkante meters. 

Bij de presentatie brengen Alea Company en Studio Frits het concept gezamenlijk tot leven. Team Brill is enthousiast: dit is precies wat we zoeken en nodig hebben! 

Status 

Augustus 2022. Het instrument dat Alea Company ontwikkelde om de directie te helpen bij het maken van een onderbouwde ‘stay or go’-beslissing, heeft zijn werk goed gedaan. Alles opgeteld scoorde het huidige pand het hoogst en werd besloten: we blijven. Onlangs tekende de directie van Brill een nieuw huurcontract. Omdat Brill minder vierkante meters nodig heeft dan voorheen, heeft Alea Company de organisatie geadviseerd om een halve verdieping open te stellen voor incubators en startups (gelieerd aan de Universiteit Leiden). Dit is een perfecte manier om verjonging binnen te halen en kennis en kunde uit te wisselen. 

Door organisatorische uitdagingen is de realisatie van het kantoorconcept tijdelijk ‘on hold’ gezet. Alea Company heeft het plan op verzoek van de directie aangepast, zodat het gefaseerd kan worden ingevoerd. Dit is dus geen ‘light’-versie van het originele concept, maar een nieuwe aanvliegroute die het kantoor een nieuwe waardevolle functie geeft voor het behalen van de organisatiedoelstellingen van Brill.

December 2023. De eerste aanbeveling aan alle organisaties die vroeg of laat met een ‘stay or go’-vraagstuk te maken krijgen, is: begin op tijd! Ook als je huurovereenkomst nog een paar jaar duurt, is nu een goed moment om een kantoorconcept op maat te (laten) ontwikkelen.
De directie van Brill koos ervoor om 12 maanden voor het aflopen van het huurcontract de balans op te maken. Een prima besluit, hoewel zelfs een jaar zo voorbij is. De directie van Brill liet onderzoeken hoeveel vierkante meter zij in de toekomst nodig heeft. Veel belangrijker is dat zij het huisvestingsvraagstuk benaderde als een organisatievraagstuk. Het hieruit voortvloeiende kantoorconcept voorziet in de behoeften van de medewerkers én de organisatie, en is daarmee een waardevol document voor het maken van belangrijke, toekomstbestendige keuzes. Het opstellen van een visiedocument (Hoe zien wij de wereld?) is de eerste noodzakelijke stap om een interne discussie op gang te brengen.

De samenwerking met Brill heb ik als heel fijn en professioneel ervaren. Uiteraard heb ik er alle begrip voor dat de directie momenteel andere prioriteiten heeft en dit niet het juiste moment is om het kantoorconcept te realiseren. Aan de andere kant hoort het bij mijn rol als adviseur om te wijzen op de implicaties van het denkbare scenario ‘van uitstel komt afstel’.

In de huidige tijd kun je als werkgever niet meer om het nieuwe werken heen. Het lijkt afdoende om medewerkers eenvoudigweg de vrijheid te geven om thuis of op kantoor te werken. Maar 130 vissen in zee vormen nog niet automatisch een school. Je zult als organisatie actief moeten zorgen voor ontmoeting en verbinding om een team te smeden dat groter is dan de som der delen. Wil je als bedrijf innoveren, succesvol blijven en ingespeeld zijn op de arbeidsmarkt, dan is een goed (hybride) kantoorconcept onmisbaar. En hoe eerder in de huurperiode je hiermee begint, hoe groter de opbrengst.

Mijn volgende aanbeveling betreft het betrekken van de medewerkers bij het ontwikkelen van een kantoorconcept. Dit is dé ‘way to go’, want alleen samen kom je tot een door iedereen gedragen en goed functionerend concept. Toch kan het gebeuren dat je als organisatie onderweg plotseling op de stopknop moet drukken, in dit geval door een fusie en veranderingen in de directie. Ondernemerschap is anticiperen; daar valt niets aan te doen. Waar je wel invloed op hebt, is hoe je vervolgens besluit verder te gaan. Oftewel, hoe serieus je bent over het realiseren van de plannen. Want het doet iets met je team als je mensen eerst om hun mening vraagt, maar daar uiteindelijk niets mee doet. Het werkplezier en het vertrouwen in de leiding en de organisatie kunnen hierdoor een lelijke deuk oplopen. Directies moeten zich dus goed realiseren: alea iacta est: er is eigenlijk geen weg terug. De enige weg is vooruit!

Dat gezegd hebbende, hoop ik van harte dat het Brill kantoorconcept alsnog wordt geïmplementeerd. Zoals gezegd heeft Brill een geschiedenis die bijna 350 jaar teruggaat en ik gun dit bedrijf een minstens even lange toekomst.

Ik houd me wat dat betreft vast aan een uitspraak van CFO Wim Dikstaal, die ik heb leren kennen als een zeer consciëntieus mens. Hij zei tijdens een van onze sessies over de verschillende gebruikers: “Ik ben een bijtje en hoef geen eigen kantoor. Zet mij maar tussen de mensen”. Dat vond ik zo leuk om te horen en geeft aan dat het concept echt wordt gevoeld en beleefd. En omarming van een nieuw kantoorconcept door de directie is de eerste stap richting succesvolle verandering. 

Heeft het hybride werken ook invloed op het gebruik van jouw kantoor? Vraag je je af hoe je als team kunt functioneren en succesvol blijft? De Alea Quickscan geeft antwoorden waarmee jij verder kan. Neem vandaag nog contact met ons op om een afspraak te maken.