Inleiding en achtergrond 

September 2021. We zitten middenin in de covid-pandemie als ik word uitgenodigd door HR-manager Harold Schonewille van CROW, kennispartner voor (decentrale) overheden, aannemers en adviesbureaus op het gebied van infrastructuur, de openbare ruimte, verkeer en vervoer. Harold is een man met een vooruitziende blik. Hij verwacht dat de functie en het gebruik van het kantoor in Ede in de (nabije) toekomst structureel gaan veranderen. Aan Alea Company de vraag om voor CROW een duurzame visie op de werkomgeving te ontwikkelen.  

Een fantastisch organisatievraagstuk, waarbij de kennis en expertise van Alea Company van grote meerwaarde zal blijken voor CROW! En dat, terwijl we op dat moment nog niet wisten hoe de pandemie zich zou ontwikkelen.  

Tijdens de persoonlijke briefing – op anderhalve meter afstand – vertelt Harold over de uitkomsten van de medewerker-enquête die CROW heeft gehouden over thuiswerken. Daaruit blijkt dat de collega’s tevreden zijn over de effectiviteit van het thuiswerken, maar tegelijkertijd vinden dat minder live collegiaal overleg ten koste gaat van de kwaliteit van het opgeleverde product. Voor CROW is het dan al duidelijk dat het kantoor in de toekomst onmisbaar blijft, maar dat de functie en het gebruik anders zullen worden.  

Na afloop van ons gesprek loop ik samen met Harold door het gebouw in Ede. We zien een surrealistisch beeld van een leeg, ontheemd kantoor. Bureaustoelen en beeldschermen ontbreken. Deze zijn meegenomen voor het inrichten van thuiswerkplekken. Harold vertelt dat de organisatie in slechts twee dagen tijd compleet is omgeschakeld op hybride werken. En door één vergaderruimte om te bouwen tot een studio lukt het CROW nog steeds om kennis te blijven overbrengen naar klanten.  

Nu ik dit zo opschrijf, denk ik: wat een veerkracht, adaptievermogen en innovativiteit hebben CROW en andere organisaties in die tijd laten zien. Bewonderenswaardig! 

Ik neem afscheid van Harold met de toezegging om een notitie te maken, waarin ik mijn visie op de toekomst van werk uiteenzet en koppel aan de missie en visie van CROW. Dit document kan in het MT-overleg als eerste denkrichting dienen. In Q4 2021 ziet de directie nog te veel onzekerheden om werk te maken van een nieuwe werkomgeving. We besluiten daarom in goed overleg om voorlopig pas op de plaats te maken.  

Doelstelling
Mei 2022. Ruim een half jaar later hangt de vlag er heel anders bij. Nederland is weer ‘open’ en de collega’s van CROW zijn enorm blij dat zij elkaar weer fysiek kunnen ontmoeten. Het bruist van plezier en nieuwe energie! Met het visiedocument van Alea Company als voorwerk heeft een werkgroep binnen het MT voortvarend de notitie ‘Advies werken op kantoor’ opgesteld. Deze bevat een programma van eisen en een budgetreservering. Wanneer het MT de beslispunten goedkeurt, is dat het startsein voor Alea Company om de wensen van CROW te vertalen naar een hybride kantoorconcept.

Situatie en verloop
Wat Harold al had voorzien, gebeurde. Ondanks de aanvankelijke blijdschap om elkaar weer live te kunnen zien, keren de collega’s van CROW niet en masse terug naar kantoor. De thuiswerkplek wordt simpelweg als veel prettiger ervaren. Maar aangezien een kennisinstituut bij uitstek draait om mensen die samenwerken en netwerken (missie en visie), wil het MT dat er snel – voor het einde van het jaar – iets gebeurt. Om mensen samen te brengen en het team opnieuw te verbinden moet het kantoor weer een aantrekkelijke en levendige plek worden.  

Dat vraagt om de nodige aanpassingen aan de bestaande omgeving. Maar hoe kom je tot de juiste invulling en voorkom je dat je te snel in de oplossingsmodus schiet? Hoe verenig je de wens om snel te handelen met de tijd die nodig is om tot een gedegen besluitvorming te komen? En hoe ga je om met de nieuwe situatie van hoge grondstofprijzen en materiaaltekorten?  

Het antwoord op al deze vragen is: wederzijds vertrouwen. Alea Company is sinds 2016 de vaste sparringpartner van CROW. Ik begeleid de directie met huisvestingsvraagstukken en zorg ervoor dat zij op het juiste moment de juiste beslissing kan nemen. Dankzij de kennis, expertise en het netwerk van Alea Company is het mogelijk om verschillende processen parallel te laten lopen. Dit levert tijdwinst en financieel voordeel op zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit van het eindproduct.   

Concept en ontwerp 

Juni 2022. Studio Frits wordt aangetrokken om het ontwerp van het hybride kantoorconcept te verzorgen. Alea Company heeft eerder samen met Studio Frits de OV Campus gerealiseerd. CROW maakt ook gebruik van deze ontmoetingsplek in Utrecht en is gecharmeerd van het warme en sfeervolle karakter van de locatie.  

Een uitgebreide briefing van Harold en verdieping op de MT-notitie dienen als basis voor het eerste concept. Harold schetst een beeld van medewerkers die in elkaars nabijheid individueel werken en zich naar elkaar kunnen omdraaien om even iets te vragen. Al deze input leidt tot het concept CROW Kennis Green Hub. Centraal hierin staat de kennisboom als symbool van wijsheid, samenwerking en saamhorigheid als team. Een organisatie met stevige wortels, in verbinding met elkaar en een groene plek voor groei en bloei​. Het concept is gebaseerd op intimiteit, geborgenheid en een prettige, warme omgeving als verlengstuk van thuiswerkplek​. We presenteren het concept aan de werkgroep: iedereen is enthousiast! 

We geven de werkgroep wat tijd om het concept goed te laten landen binnen de organisatie. En ook na het bezinken blijkt het concept een goed raamwerk te zijn voor het ontwerp. Alea Company stelt vervolgens een programma van eisen per ruimte op, werkt het concept verder uit met Studio Frits en stuurt de architect aan, die de plannen ruimtelijk slim uitwerkt.  

Bouwteam formeren 

Juni 2022. De setting: een overspannen markt waar leveranciers het voor het zeggen hebben, materiaal-schaarste, prijzen die door het dak gaan en een duidelijk budget. In zo’n situatie is het heel waardevol als je kunt bouwen op een netwerk van professionals. Alea Company is sterk in het samenbrengen van kennis en expertise in een bouwteam met een plezierige onderlinge sfeer. Alle partijen worden direct bij het ontwerpproces betrokken en mogen vanuit hun expertise meedenken. Dat levert ontzettend mooie, creatieve én duurzame resultaten op voor de klant.  

Inkoop 

Augustus 2022. Naast goede individuele werkplekken, die aantrekkelijker worden gevonden dan de eigen thuiswerkplek, is het noodzakelijk om ook het contact tussen de collega’s op kantoor en de thuiswerkers optimaal te faciliteren. Zogenoemde ‘teams-cellen’ maken het mogelijk om elkaar fysiek te ontmoeten en geconcentreerd en rustig te werken zonder elkaar te storen. Om zelf te ervaren hoe dit werkt, is Alea Company overeengekomen dat team CROW een middag bij de leverancier mag werken om de cellen zelf te ervaren. Door de opdrachtgever te betrekken bij aankopen ontstaat commitment en worden besluiten intrinsiek gedragen. 

Definitief ontwerp en budget 

September 2022. Met de inzichten van het bouwteam – én team CROW – werkt het team van Studio Frits verder aan een samenhangend en consistent ontwerp met slimme oplossingen en hergebruik van bestaand meubilair. Als het klaar is, presenteren we het definitieve ontwerp en budget aan de opdrachtgever. We krijgen een ‘go’ gevolgd door de gebruikelijke vraag: ‘Wanneer is het klaar?’  

Realisatie 

November 2022. Alles valt of staat met een goede voorbereiding. Alea Company legt daarom in deze fase afspraken vast, geeft alle partijen in het bouwteam de benodigde tijd om voorbereidingen te treffen, denkt mee en zorgt dat iedereen weet wat hij wanneer moet doen. Uiteraard stemmen alles goed af met de opdrachtgever. En dan gaan we – in een periode van vier weken, verdeeld in drie fasen – de CROW Kennis Green Hub realiseren! 

Wat een fijne samenwerking met Irma, Esther en Harold van CROW. Het bouwteam levert met plezier de eerste fase op, medewerkers keren terug naar kantoor en zijn zonder uitzondering blij met hun nieuwe, sfeervolle werkomgeving.  

December 2022. De laatste fase ronden we af tijdens de kerstviering. De lichten gaan uit, er klinkt kerstzang en we zien een team waar het plezier van afspat! Directeur Pieter Litjens vertelt trots over het nieuwe, hybride kantoor. En bij team Alea? Glimmende koppies. Voldaan en tevreden vieren wij kerst. 

Juni 2023. Een half jaar na oplevering. Hoe gaat het bij CROW? De bezetting is structureel hoger. De introductie van verse munt- en gemberthee en gezonde bites wordt zeer gewaardeerd. Belangrijker is dat het werken in het nieuwe kantoorconcept een positieve ervaring is waar medewerkers geen genoeg van kunnen krijgen. Dit wordt ook wel ‘hotelification’ genoemd. Een medewerker maakt elke keer de afweging ‘Wat is het mij waard om naar kantoor te komen?’ De laatste ervaring, kwaliteit van de reistijd en een voldaan gevoel aan het eind van de dag, zijn hiervoor sterk bepalend. We zijn blij dat we hier met Alea Company een positieve draai aan hebben kunnen geven! 

Een fysieke inrichting die goed concurreert met thuis vormt het fundament voor meer verbinding en verbondenheid binnen het team. Maar hiermee ben je er nog niet. Net zo belangrijk is dat je als organisatie nadenkt over en invulling geeft aan de vraag: hoe benutten we het kantoor? Hoe zet je dit bedrijfsmiddel in om te werken aan een sterk verbonden team? Zie het als restaurant: hoe mooi de inrichting ook is, je komt er om te eten. Dat waar je als organisatie voor staat, moet je op kantoor dus ook kunnen beleven. Een programmering, kennissessies, borrels het het beschikbaar stellen van het kantoor als werkplek voor samenwerkingspartners kunnen hierbij helpen. 

Een goed bedacht en uitgevoerd kantoorconcept draagt in grote mate bij aan het welbevinden van mensen en daarmee aan het succes van een organisatie. Maar of hybride werken daadwerkelijk een succes wordt, hangt af van de mensen. Zij zullen hun verantwoordelijkheid moeten nemen om kennis, kunde en DNA door te geven. Ieder teamlid heeft hierin zijn of haar rol te nemen. 

De conclusie is dat huisvesting vandaag de dag veel meer een organisatievraagstuk is. In deze visie is het kantoor een bedrijfsmiddel dat kan worden ingezet om als team succesvol en verbonden te blijven om zo de doelstellingen van de organisatie te behalen.  

Heeft het hybride werken ook invloed op het gebruik van jouw kantoor? Vraag je je af hoe je als team kunt functioneren en succesvol blijft? De Alea Quickscan geeft antwoorden waarmee jij verder kan. Neem vandaag nog contact met ons op om een afspraak te maken.