Inleiding en achtergrond 

Dit project begint met een telefoontje van een Terry Liem van Custom Office. Als adviseur op het gebied van kantoorinrichting is hij door Ronald van Rooden (directeur-bestuurder van 1801) gevraagd om een kantooranalyse te maken van de panden in Hoofddorp, Elst en Zoetermeer. De kantoren sluiten niet meer aan op het gebruik. Veel medewerkers werken op locatie bij scholen. Ook zijn medewerkers de laatste jaren meer vanuit huis gaan werken, waardoor de kantoren leeg en zielloos ogen. Bovendien stammen de panden nog uit de pre-fusie tijd (tussen Marant en Onderwijsadvies), waardoor het frisse en bevlogen 1801-gevoel mist.  

1801 wil kantoren waar medewerkers graag willen zijn om (samen) te werken en elkaar te ontmoeten als onderdeel van het succesvolle en groeiende 1801-team. Maar hoe ziet zo’n kantoor er in de praktijk uit? Hoe maak je de juiste keuzes? En hoe betrek je het team bij het veranderproces?  

Bij het horen van al deze hoe-vragen dacht Terry direct aan Alea Company, die organisatievraagstukken weet te vertalen in een passend kantoorconcept. Terry introduceert me bij Ronald en Martin van der Meer (directeur jeugd bij 1801). Als ik een van de spellen laat zien die ik gebruik tijdens workshops zijn ze meteen enthousiast. Yes, dit is de bottom-up aanpak die we zoeken! Hiermee kunnen alle collega’s van de jonge fusieorganisatie samen invulling geven aan de nieuwe functie van de 1801-kantoren. 

Voorbereiding 

Elk succesvol kantoorconcept begint met een kennismaking. Ik wil 1801 leren kennen. Wat is speelt er? Hoe ziet de organisatiestructuur eruit? Hoe gaat het met het invullen van de vacatures? En wat is de visie voor de komende jaren? Het is me al snel duidelijk dat ik te maken heb met een gedreven organisatie die waardevol werk doet. Naast kantoor is 1801 ook een plek waar kinderen met hun ouders komen voor onderzoek en behandeling. Belangrijk om te weten, want verschillende werkzaamheden betekent verschillende ruimtelijke behoeftes. 

1801 heeft zelf al belangrijk voorwerk verricht door een heldere visie op werk neer te zetten. En een medewerkerstevredenheidonderzoek heeft diverse gebruikersprofielen opgeleverd; manieren waarop medewerkers het kantoor gebruiken. Credits voor Ronald, want hierdoor zijn we nog beter in staat om een fijne werkplek te creëren voor álle 1801-collega’s. 

Workshops 

De Alea-aanpak houdt in dat iedereen binnen de organisatie in de gelegenheid wordt gesteld om een bijdrage te leveren. Zo ontstaat betrokkenheid en draagvlak. Het belang van een breed gedragen kantoorconcept is evident bij 1801. Daarom gaan we op alle locaties workshops voor medewerkers organiseren, ook al zit hier tijdsdruk op vanwege een aflopend huurcontract in Hoofddorp.  

Op elk van de drie locaties geven we twee keer een workshop (totaal 110 deelnemers). Tijdens deze sessies leer ik de organisatie, cultuur, het team en het ümfelt pas echt goed kennen. Wat een energie en waardevolle inbreng levert dit op! En wat een toegewijd team van professionals met liefde voor het vak. De workshops zorgen bovendien voor meer verbinding met de organisatie en elkaar. Collega’s van de twee fusieorganisaties gaan met elkaar in gesprek over de toekomst van hun 1801-huis.  

Een collega deelt haar behoefte om na een intensieve werkdag nog even stoom af te kunnen blazen bij een collega. Er wordt instemmend geknikt: heel herkenbaar! Zo ontstaat het idee van een huiskamer; een plek waar je ontmoet, deelt, verbindt en even kunt bijkomen. 

Enquête 

Een ander vast onderdeel van de Alea-aanpak is de medewerkers-enquête. Voor 1801 hebben we deze opgebouwd op basis van gebruikersprofiel. 

Dit maakt het kantoorgebruik specifiek inzichtelijk, waardoor we beter in staat zijn om voor elk(e)(type) werknemer een passende werkplek te ontwikkelen. 

Data gedreven kantoorconcept

De uitkomsten van de workshops en enquête leveren waardevolle data op, die leiden tot een data gedreven kantoorconcept met een hart. Een succesvol hybride kantoorconcept is namelijk niet alleen het resultaat van analyses, rationele onderbouwingen en praktisch denken. De kracht van Alea Company is de toevoeging van oprechte interesse, creativiteit en de menselijke factor. Door hoofd en hart te verbinden is Alea Company in staat om dromen te realiseren.  

3 functies in balans 

1801 heeft alle karakterstieken van een hybride organisatie; veel collega’s in het werkveld én collega’s op kantoor, waarvan een deel ook veel onderweg is. Het kantoor heeft 3 functies: 

1. Ontmoeten en (samen)werken
   Medewerkers gebruiken het kantoor specifiek voor een bepaalde activiteit, vertrekken dan weer of blijven er nog een paar uur werken. Elkaar zien en bijpraten is essentieel. 

1. Ontwikkelen
   Medewerkers komen ook op kantoor om individuele kinderen en jongeren te onderzoeken, te behandelen en te begeleiden.  

1. Trainen
   Ook worden er bij 1801 op kantoor groepstrainingen gegeven aan schoolteams. 

Drie functies en drie type gebruikers met elk hun eigen dynamiek, behoeften en wensen. Deze drie met elkaar in balans brengen was een leuke uitdaging, die goed is gelukt. Zo hebben we dat gedaan:

De 1801-woonkamer is een veilige ontmoetingsplek waar collega’s kunnen bijpraten, bijkomen en opladen.  

De behandelkamers en wachtruimte hebben een eigen entree. 

Omdat de grote trainingslokalen relatief weinig werden gebruikt hebben we een schuifwand geplaatst tussen twee vergaderruimten, die open kan om schoolteams en andere grote groepen te verwelkomen.  

De introductie van ervaring gerelateerd werken; werkplekken met een goede akoestiek, sfeer en functie (naslagwerken en lesmateriaal direct bij de werkplek) en overlegruimten dichtbij.  

Met een divers aanbod van werken, kennisdelen, ontmoeten, trainen en ontwikkelen voorziet het hybride kantoorconcept van Alea Company in de behoeften van álle 1801-collega’s. 

Realisatie 

We presenteren het concept inclusief onderbouwing. Ronald is enthousiast: dit is het fundament waarmee hij met het volste vertrouwen de juiste besluiten kan nemen. Zo kan hij in Hoofddorp met een gerust hart voor één verdieping de huur opzeggen en het concept laten realiseren. En voor Elst en Zoetermeer kan 1801 nu gericht op zoek naar een geschikte nieuwe locaties.  

Aan architect Roy de Scheemaker en Terry Liem van Custom Office de eer om het concept ruimtelijk tot leven te brengen en te realiseren. Ron Overzier begeleidt 1801 bij de huur en verkoop van de bestaande panden. Het kantoorconcept helpt bij een gerichte zoektocht en snelle vondst van passende nieuwe locaties in Zoetermeer en Hoofddorp. 

Alea Company laat hier opnieuw zijn kracht zien als verbinder. Zeker voor een fusieorgansatie met twee verschillende DNA’s zijn de workshops, waar medewerkers samen nadenken over hun gezamenlijke nieuwe huis, een echte aanrader.   

Daarnaast complimenten voor Ronald, die ruim 300 professionals faciliteert om een waardevolle bijdrage in het onderwijs te leveren. En die als directeur-bestuurder inziet dat je álle medewerkers nodig hebt om een succesvol team te smeden met een breed gedragen hybride kantoorconcept. En natuurlijk, ook de complimenten aan het team 1801.

Wil jij ook een data gedreven kantoorconcept met een hart waarmee je goed onderbouwde organisatie- en huisvestingsbesluiten kunt nemen? En ben je benieuwd wat de Alea-aanpak voor jouw organisatie kan doen?  

Plan dan een kennismakinggesprek in met Sebastiaan Vierkant van Alea Company via deze link.